Trước khi yêu cầu báo giá sản phẩm giấy, hãy mô tả mục đích sử dụng, xác định một sản phẩm tham chiếu cho mỗi biến thể và liệt kê kích thước, số lượng, bao bì bạn cần. Ghi kèm đơn vị, phân biệt yêu cầu với thông số đã được xác nhận và ghi những điểm chưa rõ dưới dạng câu hỏi. Xác nhận các chi tiết của đúng sản phẩm trước khi so sánh các chào giá.
Một bản mô tả yêu cầu mua hàng hữu ích cần tách riêng ba yếu tố: công việc bạn cần thực hiện, sản phẩm đang được trao đổi và các thông số bạn muốn được xem xét. Hình ảnh có thể giúp xác định sản phẩm tham chiếu, nhưng không thay thế được bản thông số bằng văn bản. Dùng danh sách kiểm tra dưới đây để liên kết các nội dung này.
1. Xác định mục đích sử dụng trước, rồi chọn danh mục
Hãy bắt đầu từ công việc cần thực hiện thay vì hình dạng sản phẩm. Chỉ riêng dạng cuộn chưa đủ để khẳng định hai sản phẩm phù hợp với cùng một công việc. Hiện tại, danh mục sản phẩm KindSun cung cấp các gợi ý ban đầu sau:
- Giấy lau cuộn cho cơ sở kinh doanh cho công việc lau chùi tại các cơ sở kinh doanh.
- Cuộn giấy lau công nghiệp làm sản phẩm tham chiếu riêng trong yêu cầu hỏi hàng về lau chùi công nghiệp.
- Giấy lau bếp dạng cuộn để vệ sinh bề mặt bếp hằng ngày.
- Cuộn giấy rút lõi giữa làm sản phẩm dạng cuộn tham chiếu riêng khi hỏi về phương án lấy giấy bạn dự định sử dụng.
- Khăn giấy ăn họa tiết hoa cho nhu cầu ăn uống và bày bàn ăn.
- Giấy lót giường khám dạng cuộn để phủ giường khám thông thường.
Mô tả ứng dụng thực tế của bạn bên cạnh danh mục. Không dùng tên danh mục hoặc hình ảnh sản phẩm làm bằng chứng cho một chất liệu, chứng nhận hay đặc tính sử dụng cụ thể. Nếu ứng dụng của bạn đòi hỏi một đặc tính nhất định, hãy liệt kê đó là yêu cầu và đề nghị cung cấp bằng chứng liên quan đến đúng sản phẩm đó.
Câu hỏi về hai sản phẩm dạng cuộn bổ sung được dùng để tham chiếu
Nếu danh sách lựa chọn của bạn có Cuộn giấy lau công nghiệp, hãy chỉ rõ trang hoặc hình ảnh tham chiếu cụ thể và mô tả công việc lau chùi. Hỏi nhà cung cấp về chất liệu, kích thước tờ hoặc cuộn, cách lấy giấy và đơn vị đóng gói áp dụng cho đúng biến thể được chào bán. Yêu cầu bằng chứng chứng minh khi mục đích sử dụng đòi hỏi một đặc tính cụ thể. Giữ riêng các số liệu lấy từ thông tin tham chiếu của sản phẩm khác cho đến khi nhà cung cấp xác nhận mối liên hệ của chúng với đúng sản phẩm này.
Với Cuộn giấy rút tâm, hãy mô tả dụng cụ cấp giấy hoặc cách bạn sẽ sử dụng cuộn giấy. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận cách lấy giấy và khả năng tương thích của đúng biến thể đó, cùng với chất liệu, kích thước cuộn, đơn vị tính số lượng và bao bì. Chỉ tên sản phẩm và hình ảnh chưa đủ để xác nhận cơ chế cụ thể hoặc khả năng lắp vừa. Hãy giữ các điểm này dưới dạng câu hỏi cần làm rõ cho đến khi nhà cung cấp phản hồi về sản phẩm đã chọn.
2. Dùng thông tin tham chiếu riêng cho từng biến thể
Dành một dòng riêng cho mỗi sản phẩm bạn muốn được xem xét. Ghi tên sản phẩm và liên kết trang, rồi chỉ rõ hình ảnh, mẫu in hoặc mẫu bao bì cụ thể mà bạn muốn đề cập. Nếu có nhiều hình ảnh, hãy ghi nhãn để nhà cung cấp biết hình ảnh nào tương ứng với từng yêu cầu.
Tách riêng các phương án. Ví dụ, hai mẫu in được yêu cầu cần được giữ thành hai dòng so sánh cho đến khi mối liên hệ giữa chúng được xác nhận. Không kết hợp hình thức của một sản phẩm tham chiếu với kích thước hoặc bao bì lấy từ sản phẩm khác. Nếu chưa quyết định biến thể cụ thể, hãy ghi đó là câu hỏi cần làm rõ thay vì coi các hình ảnh là một bộ thông số đã thống nhất.
3. Ghi kích thước và số lượng kèm đơn vị
Ghi rõ mỗi kích thước đo phần nào. Khi yêu cầu kích thước tờ, chiều dài cuộn hoặc kích thước khăn giấy khi mở phẳng, hãy nêu rõ bạn muốn nói đến thông số nào và ghi kèm đơn vị. Nếu một quy cách cụ thể là yếu tố quan trọng, hãy mô tả đó là đặc điểm bạn yêu cầu, thay vì mặc định sản phẩm trong hình đã có đặc điểm ấy.
Cũng cần cẩn thận như vậy với số lượng. Nêu rõ số lượng bạn yêu cầu được tính theo từng cuộn, tờ, gói hay thùng. Tách riêng số lượng sản phẩm với số sản phẩm bạn muốn có trong mỗi gói. Nếu số lượng đóng gói chưa được xác nhận, hãy để đó là thông tin cần làm rõ thay vì lấy số liệu từ một sản phẩm tham chiếu khác. Đây là số lượng bạn yêu cầu, không phải cam kết của nhà cung cấp về số lượng đặt hàng tối thiểu.
4. Tách riêng yêu cầu về bao bì với các lựa chọn đã được xác nhận
KindSun liệt kê các hạng mục tùy chỉnh thương hiệu và bao bì. Mô tả những nội dung bạn muốn trao đổi: nhận diện thương hiệu, hình thức bao bì và bản thiết kế bạn có thể cung cấp. Hỏi xem những lựa chọn nào áp dụng cho sản phẩm đã chọn trước khi coi yêu cầu là quy cách đã được thống nhất.
Nếu so sánh bao bì không in thương hiệu và bao bì có in thương hiệu, hãy ghi nhãn rõ ràng cho cả hai phương án. Ghi rõ bản thiết kế đã sẵn sàng hay vẫn đang được chuẩn bị. Yêu cầu về nhận diện thương hiệu chưa xác định phương pháp in, quy cách gói hàng, lịch sản xuất hay giá; những chi tiết đó cần được nêu trong phản hồi cụ thể của nhà cung cấp.
5. Tổng hợp bản mô tả yêu cầu thành một danh sách kiểm tra thống nhất
Dùng cùng các mục thông tin sau cho mỗi biến thể:
| Hạng mục | Thông tin cần ghi |
|---|---|
| Thông tin tham chiếu sản phẩm | Tên sản phẩm, liên kết trang và biến thể hoặc hình ảnh tham chiếu cụ thể |
| Mục đích sử dụng dự kiến | Công việc thực tế và mọi bằng chứng cần thiết cho ứng dụng đó |
| Kích thước | Các kích thước yêu cầu, phần được đo và đơn vị tính |
| Số lượng | Số lượng yêu cầu và đơn vị tính là cuộn, tờ, gói hay thùng |
| Bao bì và nhận diện thương hiệu | Hình thức bao bì mong muốn và tình trạng bản thiết kế |
| Các điểm cần làm rõ | Các chi tiết vẫn cần xác nhận cho đúng sản phẩm này |
Trước khi gửi bản mô tả yêu cầu, hãy kiểm tra để bảo đảm mọi số liệu đều thuộc cùng một dòng sản phẩm. Yêu cầu nhà cung cấp phân biệt các thông số đã được xác nhận với các phương án khác hoặc những điểm cần xem xét thêm. Khi nhận được phản hồi, hãy so sánh cùng biến thể, kích thước và đơn vị đóng gói thay vì coi những sản phẩm được mô tả khác nhau là tương đương.
Mục đích sử dụng Liên hệ KindSun để gửi yêu cầu hỏi hàng kèm thông tin tham chiếu sản phẩm và danh sách kiểm tra của bạn.