Beschreiben Sie vor einer Angebotsanfrage für Papierprodukte den Verwendungszweck, benennen Sie für jede Variante eine Produktreferenz und listen Sie die benötigten Maße, Mengen und Verpackungen auf. Geben Sie Einheiten an, trennen Sie Wünsche von bestätigten Spezifikationen und kennzeichnen Sie offene Punkte als Fragen. Lassen Sie die Details für den genauen Artikel bestätigen, bevor Sie Angebote vergleichen.
Eine hilfreiche Anforderungsbeschreibung für den Einkauf trennt drei Dinge: die Aufgabe, die Sie erfüllen müssen, das Produkt, um das es geht, und die Spezifikation, die Sie prüfen lassen möchten. Ein Foto kann zeigen, auf welche Referenz Sie sich beziehen, ersetzt aber keine schriftliche Spezifikation. Nutzen Sie die folgende Checkliste, um diese Entscheidungen miteinander zu verknüpfen.
1. Beginnen Sie mit dem Verwendungszweck und wählen Sie dann eine Kategorie
Beginnen Sie mit der Aufgabe statt mit der Form des Produkts. Das Rollenformat allein belegt nicht, dass zwei Artikel für dieselbe Aufgabe geeignet sind. Das bestehende Produktverzeichnis von KindSun bietet folgende Ausgangspunkte:
- Wischpapierrolle für den gewerblichen Einsatz für gewerbliche Wischanwendungen.
- Industrielle Wischrolle als separate Produktreferenz für eine Anfrage zu industriellen Wischanwendungen.
- Küchenpapierrolle für die alltägliche Reinigung von Küchenoberflächen.
- Papierrolle mit Innenabwicklung als separate Rollenreferenz bei Anfragen zu Ihrem vorgesehenen Spendersystem.
- Papierservietten mit Blumenmuster für Mahlzeiten und die Tischgestaltung.
- Liegenpapierrolle zum Abdecken herkömmlicher Untersuchungsliegen.
Beschreiben Sie neben der Kategorie auch Ihre tatsächliche Anwendung. Verwenden Sie einen Kategorienamen oder ein Produktbild nicht als Nachweis für ein bestimmtes Material, eine Zertifizierung oder eine bestimmte Leistung. Wenn Ihre Anwendung eine bestimmte Eigenschaft erfordert, führen Sie diese als Anforderung auf und bitten Sie um Nachweise, die sich auf genau diesen Artikel beziehen.
Fragen zu den beiden zusätzlichen Rollenreferenzen
Wenn die Industrieputzrolle in Ihrer engeren Auswahl ist, geben Sie die genaue Seiten- oder Bildreferenz an und beschreiben Sie die Wischaufgabe. Fragen Sie, welches Material, welche Blatt- oder Rollenmaße, welche Art der Entnahme und welche Verpackungseinheiten für die konkret angebotene Variante gelten. Bitten Sie um entsprechende Nachweise, wenn Ihr Verwendungszweck eine bestimmte Eigenschaft erfordert. Halten Sie Zahlenangaben aus anderen Produktreferenzen getrennt, bis der Lieferant bestätigt, wie sie mit genau diesem Artikel zusammenhängen.
Beschreiben Sie bei der Papierrolle mit Innenabzug Ihren Spender oder die vorgesehene Verwendung der Rolle. Bitten Sie den Lieferanten, für die genaue Variante die Entnahmemethode und Kompatibilität sowie Material, Rollenmaße, Mengeneinheit und Verpackung zu bestätigen. Der Produktname und die Bilder allein belegen weder einen bestimmten Mechanismus noch die Kompatibilität. Lassen Sie diese Punkte als Fragen an den Lieferanten offen, bis er für den ausgewählten Artikel geantwortet hat.
2. Ordnen Sie jeder Variante eine eigene Referenz zu
Legen Sie für jeden Artikel, der berücksichtigt werden soll, eine eigene Zeile an. Geben Sie den Produktnamen und den Link zur Produktseite an und benennen Sie anschließend das konkrete Bild, Druckmotiv oder Verpackungsbeispiel, auf das Sie sich beziehen. Wenn Sie mehrere Bilder haben, kennzeichnen Sie diese, damit der Lieferant jedes Bild der jeweiligen Anfrage zuordnen kann.
Halten Sie Alternativen getrennt. Beispielsweise sollten zwei gewünschte Druckmotive als zwei getrennte Vergleichspositionen geführt werden, bis ihr Zusammenhang bestätigt ist. Kombinieren Sie nicht das Erscheinungsbild einer Referenz mit Maßen oder Verpackungsangaben aus einer anderen. Wenn die genaue Variante noch nicht feststeht, halten Sie dies als offene Frage fest, statt die Bilder als eine vereinbarte Spezifikation zu behandeln.
3. Geben Sie Maße und Mengen mit den zugehörigen Einheiten an
Halten Sie fest, worauf sich jedes Maß bezieht. Wenn Sie eine Blattgröße, Rollenlänge oder die Größe einer auseinandergefalteten Serviette anfragen, geben Sie an, welches dieser Maße Sie meinen, und nennen Sie die Einheit. Wenn ein bestimmtes Format wichtig ist, beschreiben Sie es als gewünschtes Merkmal und setzen Sie es beim abgebildeten Artikel nicht voraus.
Gehen Sie bei Mengen ebenso sorgfältig vor. Geben Sie an, ob Ihre gewünschte Menge einzelne Rollen, Blätter, Packungen oder Kartons bezeichnet. Halten Sie die Produktmenge von der Anzahl der Artikel getrennt, die Sie pro Packung wünschen. Wenn eine Menge pro Verpackungseinheit noch nicht bestätigt ist, lassen Sie diesen Punkt offen, statt eine Zahl aus einer anderen Referenz zu übernehmen. Diese Angabe beschreibt Ihre gewünschte Menge und keine Zusage des Lieferanten zu einer Mindestbestellmenge.
4. Trennen Sie Verpackungswünsche von bestätigten Optionen
KindSun nennt Möglichkeiten zur individuellen Marken- und Verpackungsgestaltung. Beschreiben Sie, was Sie besprechen möchten: Ihre Markenkennzeichnung, die Aufmachung der Verpackung und alle Druckvorlagen, die Sie bereitstellen können. Fragen Sie, welche Optionen für den ausgewählten Artikel gelten, bevor Sie einen Wunsch als vereinbarte Konfiguration betrachten.
Wenn Sie neutrale Verpackungen mit Verpackungen im Markendesign vergleichen, kennzeichnen Sie beide Alternativen eindeutig. Halten Sie fest, ob die Druckvorlagen bereits vorliegen oder noch erstellt werden. Ein Wunsch nach Markenaufmachung legt weder ein Druckverfahren noch eine Packungsgröße, einen Produktionsplan oder einen Preis fest; diese Angaben gehören in die konkrete Antwort des Lieferanten.
5. Fassen Sie die Anforderungsbeschreibung in einer einheitlichen Checkliste zusammen
Verwenden Sie für jede Variante dieselben Felder:
| Feld | Was Sie festhalten sollten |
|---|---|
| Produktreferenz | Produktname, Link zur Produktseite und die genaue Variante oder Bildreferenz |
| Verwendungszweck | Die tatsächliche Aufgabe und gegebenenfalls erforderliche Nachweise für diese Anwendung |
| Maße | Gewünschte Maße, worauf sie sich beziehen und ihre Einheiten |
| Menge | Gewünschte Menge und Angabe, ob die Einheit eine Rolle, ein Blatt, eine Packung oder ein Karton ist |
| Verpackung und Markenauftritt | Gewünschte Aufmachung und Stand der Druckvorlagen |
| Offene Punkte | Details, die für genau diesen Artikel noch bestätigt werden müssen |
Prüfen Sie vor dem Versand der Anforderungsbeschreibung, ob jede Zahlenangabe zur selben Produktposition gehört. Bitten Sie den Lieferanten, bestätigte Spezifikationen von Alternativen oder Punkten zu unterscheiden, die noch geprüft werden müssen. Vergleichen Sie nach Eingang der Antworten dieselbe Variante, dieselben Maße und dieselben Verpackungseinheiten, statt unterschiedlich beschriebene Artikel als gleichwertig zu behandeln.
Verwendung Kontaktieren Sie KindSun um eine Anfrage mit Ihren Produktreferenzen und Ihrer Checkliste zu stellen.