कागज़ के उत्पाद के लिए कोटेशन माँगने से पहले उसके इस्तेमाल का उद्देश्य बताएँ, हर वैरिएंट के लिए एक उत्पाद संदर्भ दें और अपनी ज़रूरत के माप, मात्रा और पैकेजिंग की सूची बनाएँ। इकाइयाँ लिखें, अनुरोधों को पुष्टि हो चुके विनिर्देशों से अलग रखें और जिन बातों की जानकारी नहीं है, उन्हें प्रश्नों के रूप में दर्ज करें। प्रस्तावों की तुलना करने से पहले ठीक उसी उत्पाद के विवरण की पुष्टि करें।
खरीद संबंधी एक उपयोगी संक्षिप्त विवरण तीन बातों को अलग-अलग स्पष्ट करता है: आपको कौन-सा काम करना है, आप किस उत्पाद पर चर्चा कर रहे हैं और आप किन विनिर्देशों की समीक्षा चाहते हैं। तस्वीर किसी संदर्भ की पहचान करा सकती है, लेकिन लिखित विनिर्देशों की जगह नहीं ले सकती। इन निर्णयों को आपस में जोड़कर रखने के लिए नीचे दी गई जाँच सूची इस्तेमाल करें।
1. शुरुआत उपयोग से करें, फिर श्रेणी चुनें
उत्पाद के आकार के बजाय काम से शुरुआत करें। केवल रोल के रूप में होने से यह पुष्टि नहीं होती कि दो वस्तुएँ एक ही काम के लिए उपयुक्त हैं। मौजूदा KindSun उत्पाद निर्देशिका शुरुआत के लिए ये संदर्भ देती है:
- व्यावसायिक सफाई रोल व्यावसायिक सफ़ाई कार्यों में पोंछने के लिए।
- औद्योगिक वाइप रोल औद्योगिक उपयोग में पोंछकर सफ़ाई करने से जुड़ी पूछताछ के लिए एक अलग उत्पाद संदर्भ के रूप में।
- किचन वाइप रोल रसोई की सतहों की रोज़मर्रा की सफ़ाई के लिए।
- सेंटर-पुल पेपर रोल अपनी इच्छित डिस्पेंसिंग व्यवस्था के बारे में पूछते समय एक अलग रोल संदर्भ के रूप में।
- फूलों की छपाई वाले पेपर नैपकिन भोजन के समय और मेज़ की सज्जा के लिए।
- जाँच बेड रोल सामान्य जाँच के लिए इस्तेमाल होने वाले काउच को ढकने के लिए।
श्रेणी के साथ अपना वास्तविक उपयोग भी बताएँ। किसी खास सामग्री, प्रमाणन या प्रदर्शन के प्रमाण के रूप में श्रेणी के नाम या उत्पाद की तस्वीर का इस्तेमाल न करें। यदि आपके उपयोग के लिए कोई खास गुण आवश्यक है, तो उसे आवश्यकता के रूप में दर्ज करें और ठीक उसी उत्पाद से संबंधित प्रमाण माँगें।
दो अतिरिक्त रोल संदर्भों के बारे में प्रश्न
यदि आपकी चुनी हुई सूची में औद्योगिक वाइप रोल शामिल है, तो उसका सटीक पेज या तस्वीर का संदर्भ बताएँ और पोंछने के काम का विवरण दें। पूछें कि पेश किए गए उस खास वैरिएंट पर कौन-सी सामग्री, शीट या रोल के माप, डिस्पेंसिंग का प्रारूप और पैकिंग इकाइयाँ लागू होती हैं। यदि आपके उपयोग के लिए कोई खास गुण आवश्यक हो, तो उसके समर्थन में प्रमाण माँगें। दूसरे उत्पाद संदर्भों के आँकड़े तब तक अलग रखें, जब तक आपूर्तिकर्ता ठीक इसी उत्पाद से उनके संबंध की पुष्टि न कर दे।
सेंटर-पुल पेपर रोल के लिए अपने डिस्पेंसर या रोल इस्तेमाल करने के तरीके का विवरण दें। आपूर्तिकर्ता से उस खास वैरिएंट के लिए डिस्पेंसिंग के तरीके और अनुकूलता के साथ-साथ उसकी सामग्री, रोल के माप, मात्रा की इकाई और पैकेजिंग की पुष्टि करने को कहें। केवल उत्पाद के नाम और तस्वीरों से किसी खास तंत्र या फिट की पुष्टि नहीं होती। जब तक आपूर्तिकर्ता चुने गए उत्पाद के लिए जवाब न दे, इन बिंदुओं को खरीदार के प्रश्न मानें।
2. हर वैरिएंट के लिए अलग संदर्भ दें
आप जिस भी वस्तु पर विचार करवाना चाहते हैं, उसके लिए एक अलग पंक्ति बनाएँ। उत्पाद का नाम और पेज लिंक दें, फिर बताएँ कि आप किस खास तस्वीर, प्रिंट या पैकेजिंग संदर्भ की बात कर रहे हैं। यदि आपके पास कई तस्वीरें हैं, तो उन्हें लेबल दें ताकि आपूर्तिकर्ता समझ सके कि कौन-सी तस्वीर किस अनुरोध से जुड़ी है।
विकल्प अलग रखें। उदाहरण के लिए, माँगे गए दो प्रिंटों को तब तक तुलना की दो अलग पंक्तियों में रखें, जब तक उनके बीच संबंध की पुष्टि न हो जाए। एक संदर्भ की दिखावट को दूसरे संदर्भ से लिए गए माप या पैकेजिंग के साथ न मिलाएँ। यदि सटीक वैरिएंट तय नहीं है, तो इसे एक खुला प्रश्न ही रखें; यह न मानें कि तस्वीरें मिलकर एक सहमति से तय विनिर्देश दर्शाती हैं।
3. माप और मात्राएँ उनकी इकाइयों के साथ लिखें
दर्ज करें कि हर माप किस चीज़ को दर्शाता है। शीट का आकार, रोल की लंबाई या खुले हुए नैपकिन का आकार माँगते समय स्पष्ट करें कि इनमें से आपका मतलब किससे है और उसकी इकाई भी लिखें। यदि कोई खास प्रारूप ज़रूरी है, तो उसे वांछित विशेषता के रूप में बताएँ, न कि दिखाई गई वस्तु की पहले से मौजूद विशेषता मानकर।
मात्रा के मामले में भी यही सावधानी रखें। स्पष्ट करें कि आपकी माँगी गई मात्रा का मतलब अलग-अलग रोल, शीट, पैक या कार्टन की संख्या से है। उत्पाद की मात्रा को एक पैक में चाही गई वस्तुओं की संख्या से अलग रखें। यदि पैकिंग की मात्रा की पुष्टि नहीं हुई है, तो किसी दूसरे संदर्भ की संख्या लेने के बजाय उसे खुला छोड़ें। यह आपकी माँगी गई मात्रा है, आपूर्तिकर्ता की ओर से न्यूनतम ऑर्डर की प्रतिबद्धता नहीं।
4. पैकेजिंग संबंधी अनुरोधों को पुष्टि हो चुके विकल्पों से अलग रखें
KindSun में ब्रांडिंग और पैकेजिंग को ज़रूरत के अनुसार तैयार करने का उल्लेख है। बताएँ कि आप किन बातों पर चर्चा चाहते हैं: आपकी ब्रांडिंग, पैकेजिंग की प्रस्तुति और कोई भी आर्टवर्क जो आप दे सकते हैं। किसी अनुरोध को सहमति से तय विन्यास मानने से पहले पूछें कि चुने गए उत्पाद पर कौन-से विकल्प लागू होते हैं।
यदि आप सादी और ब्रांड वाली पैकेजिंग की तुलना कर रहे हैं, तो दोनों विकल्पों पर स्पष्ट लेबल लगाएँ। बताएँ कि आर्टवर्क तैयार है या अभी तैयार किया जा रहा है। ब्रांडिंग का अनुरोध प्रिंटिंग के तरीके, पैक के आकार, उत्पादन की समय-सारणी या कीमत की पुष्टि नहीं करता; ये विवरण आपूर्तिकर्ता के विशिष्ट जवाब में होने चाहिए।
5. पूरे विवरण को एक सुसंगत जाँच सूची में रखें
हर वैरिएंट के लिए एक जैसे फ़ील्ड इस्तेमाल करें:
| फ़ील्ड | क्या दर्ज करें |
|---|---|
| उत्पाद संदर्भ | उत्पाद का नाम, पेज लिंक और सटीक वैरिएंट या तस्वीर का संदर्भ |
| इस्तेमाल का उद्देश्य | वास्तविक काम और उस उपयोग के लिए ज़रूरी कोई भी प्रमाण |
| माप | माँगे गए माप, वे किस चीज़ के हैं और उनकी इकाइयाँ |
| मात्रा | माँगी गई मात्रा और यह कि इकाई रोल, शीट, पैक या कार्टन है |
| पैकेजिंग और ब्रांडिंग | आपकी वांछित प्रस्तुति और आर्टवर्क की स्थिति |
| खुले प्रश्न | ठीक इसी उत्पाद के वे विवरण जिनकी पुष्टि अभी बाकी है |
विवरण भेजने से पहले जाँच लें कि हर आँकड़ा उसी उत्पाद के विवरण से जुड़ा है। आपूर्तिकर्ता से पुष्टि हो चुके विनिर्देशों को विकल्पों या आगे समीक्षा की ज़रूरत वाले बिंदुओं से अलग बताने को कहें। जवाब मिलने पर उसी वैरिएंट, माप और पैकिंग इकाइयों की तुलना करें; अलग-अलग विवरण वाली वस्तुओं को एक जैसा न मानें।
उपयोग KindSun से संपर्क करें अपने उत्पाद संदर्भों और जाँच सूची के साथ पूछताछ शुरू करने के लिए।